المأموريات الخارجية GPS - إدارة المأموريات الخارجية وتوثيق حضور الفريق
سواء كانت المأمورية زيارة عميل، تركيبًا في موقع، معاينة ميدانية، تسليم طلب أو اجتماعًا خارج الشركة، يمكن الآن ربطها بموقع محدد حتى يعرف كل عضو في الفريق المكان المطلوب بدقة، وتتمكن الإدارة من التأكد أن العمل بدأ وانتهى من الموقع الصحيح.
موقع واضح لكل مأمورية
عند إنشاء المهمة أو تعديلها، يمكن تحديد أنها مأمورية خارجية وإضافة موقعها مباشرةً على الخريطة، مع اسم توضيحي اختياري مثل:
- مقر العميل
- المبنى أ – الاستقبال
- موقع التركيب
- الفرع الجديد
- موقع المعاينة
ويظهر الموقع داخل صفحة المأمورية على خريطة تفاعلية عند تفعيل خرائط Google، أو من خلال رابط مباشر يفتح الإحداثيات في خرائط Google.
بهذا لا يحتاج الموظف إلى البحث في الرسائل أو التواصل مع الإدارة لمعرفة مكان تنفيذ المأمورية.
تسجيل الوصول عبر GPS
عند وصول الموظف إلى موقع المأمورية، يمكنه تسجيل الدخول مباشرةً من المهمة.
يتحقق النظام تلقائيًا من موقعه الحالي، ويقيس المسافة بينه وبين الموقع المحدد، ثم يسمح بالتسجيل إذا كان داخل نطاق الحضور المعتمد في الشركة.
أما إذا كان بعيدًا عن الموقع، فتظهر له رسالة واضحة ولا يتم تسجيل الوصول حتى يصل إلى النطاق المسموح.
وعند انتهاء المأمورية، يسجّل الموظف الخروج بالطريقة نفسها.
سجل موثّق لكل زيارة خارجية
يحتفظ Deexe بسجل كامل لكل عملية دخول وخروج، يتضمن:
- وقت الوصول
- وقت المغادرة
- موقع الموظف
- المسافة من موقع المأمورية
- الموظف المسؤول
- حالة تسجيل الدخول
يمكن للمدير مراجعة السجل من داخل المهمة، كما يستطيع الموظف الاطلاع على مأمورياته السابقة من سجله الشخصي.
وتتوفر تجربة تسجيل الدخول والخروج نفسها من خلال تطبيق الجوال.
حالة المأمورية مرتبطة بالحضور الفعلي
في المأموريات التي تحتوي على موقع وتكون حالتها قيد التنفيذ، يمكن اشتراط وجود تسجيل دخول نشط قبل نقلها إلى حالة أخرى.
يساعد ذلك على إبقاء حالة العمل دقيقة، فلا تظهر المأمورية وكأنها تقدمت قبل وصول الموظف فعليًا إلى الموقع.
وعند إنهاء حالة قيد التنفيذ، يغلق النظام تسجيل الدخول المفتوح تلقائيًا حتى يتوافق سجل الزيارة مع حالة المأمورية.
متابعة خارج المكتب بثقة أكبر
تساعد هذه الميزة الشركات على:
- تنظيم المأموريات الخارجية من داخل النظام
- توجيه الموظفين إلى الموقع الصحيح
- توثيق زيارات العملاء والتركيبات والمعاينات
- التأكد من الحضور الفعلي في موقع العمل
- تقليل الخلاف حول وقت ومكان تنفيذ المأمورية
- تحسين تقارير الفرق الميدانية
- ربط تقدم العمل بالحضور الحقيقي
وتظل الميزة اختيارية بالكامل؛ المهام العادية التي لا تحتاج إلى موقع تستمر في العمل بالطريقة المعتادة دون أي تغيير.