الخطابات وإشعارات الموظفين
أنشئ قالباً جاهزاً، ثم أصدر خطاباً لموظف، واحفظه أو أرسله بريداً أو إشعاراً أو كليهما.
في هذه الصفحة
لمن هذا الدرس؟
لمسؤول الموارد البشرية: إصدار خطاب انضمام أو ترحيب أو زيادة أو شكر، والاحتفاظ بنسخة، وإرسالها للموظف.
ماذا تفعل هذه الصفحة؟
من القائمة الجانبية: الخطابات وإشعارات الموظفين. تبويبان:
- إنشاء — الخطابات التي أصدرتها للموظفين.
- القوالب — أنواع الخطابات الجاهزة (ترحيب، انضمام، زيادة، …).
الإرسال ليس إعلاناً لكل الشركة. تختار موظفاً واحداً، ثم ترسل بريداً، أو إشعاراً شخصياً (يظهر له في الإشعارات)، أو كليهما.
هذا ليس خطاب عرض التوظيف في التوظيف.
قبل أن تبدأ
- صلاحية عرض وإضافة الخطابات (والقوالب لإنشاء نوع جديد).
- الموظف مضاف. البريد لازم فقط إن أرسلت بالبريد.
- قالب جاهز — أو تكتب الخطاب مرة وتحفظه قالباً.
افتح الخطابات المُنشأة
من القائمة اختر الخطابات وإشعارات الموظفين. تصل إلى تبويب إنشاء.
كل صف: الموظف، نوع الخطاب، تاريخ الإنشاء. من الصف: عرض، تنزيل، إرسال، نسخ، تعديل، حذف. اضغط إضافة جديدة لكتابة خطاب.
القوالب
افتح تبويب القوالب.
توجد أنواع جاهزة (ترحيب، انضمام، زيادة، …). افتح واحداً لقراءته، أو اضغط إضافة قالب لنوع جديد.
ضع عنواناً (اسم نوع الخطاب). اكتب النص. من الجانب انسخ متغيراً مثل ##EMPLOYEE_NAME## إلى النص — يُستبدل ببيانات ذلك الموظف عند الإصدار.
من المتغيرات المفيدة: اسم الموظف، رقمه، عنوانه، تاريخ الانضمام، القسم، المسمى، اسم الشركة، التاريخ الحالي، والموقّع (من هو داخل الحساب).
احفظ. يظهر النوع في القائمة وفي نموذج الخطاب.
أصدر خطاباً
عد إلى إنشاء واضغط إضافة جديدة.
| الحقل | المعنى |
|---|---|
| عنوان الخطاب | عنوان اختياري لهذه النسخة (مثال: خطاب ترحيب). |
| نوع الخطاب | قالب محفوظ. يُحمَّل النص يساراً وتُملأ المتغيرات في المعاينة يميناً. أو اختر إنشاء الخطاب بالذكاء الاصطناعي واكتب المطلوب — ثم راجع النتيجة قبل الحفظ. |
| الموظفون | لمن هذا الخطاب. المعاينة تستخدم اسمه ورقمه وتواريخه وقسمه. إن تركت الحقل فارغاً اكتب الاسم بنفسك — يمكنك الحفظ والطباعة؛ الإرسال يحتاج موظفاً على السجل. |
| الإرسال كـ | يُستخدم مع حفظ وإرسال: بريد إلكتروني، إشعار، أو بريد وإشعار. |
| المسافات | يسار ويمين وأعلى وأسفل بالبكسل للطباعة وPDF. |
مثال هذا الدرس: سارة أحمد، نوع خطاب ترحيب. راجع المعاينة، ثم حفظ (يبقى الخطاب بلا إرسال) أو حفظ وإرسال.
اقرأ، نزّل، اطبع
افتح الصف.
المتغيرات مُستبدلة. تنزيل يحفظ PDF. طباعة تفتح نافذة الطباعة.
أرسل لاحقاً
من قائمة الصف اختر إرسال (إن كان موظفاً مربوطاً).
أكد الموظف، اختر طريقة الوصول، ثم إرسال. الخطاب يبقى في القائمة في كل الأحوال.
| الإرسال كـ | ماذا يصل للموظف |
|---|---|
| بريد إلكتروني | الخطاب في صندوق بريده. يلزم بريد صحيح. |
| إشعار | إشعار شخصي ضمن الإشعارات — ليس إعلاناً لكل الشركة. |
| بريد وإشعار | الاثنان معاً. |
ماذا بعد الحفظ؟
- الخطاب في تبويب إنشاء. يمكنك تعديله أو نسخه أو تنزيله أو إرساله لاحقاً.
- حفظ وإرسال (أو إرسال) يوصّله بالقناة التي اخترتها. الحفظ وحده لا يرسل شيئاً.
أسئلة شائعة
المعاينة ما زالت تعرض ##EMPLOYEE_NAME##؟
اختر موظفاً (أو اكتب الاسم). المتغيرات تُملأ من سجله.
لا يظهر إرسال على الصف؟
الخطاب باسم مكتوب يدوياً بلا موظف. عدّله واختر الموظف.
فشل البريد؟
لا يوجد بريد صحيح للموظف، أو البريد لا يُرسل. استخدم الإشعار، أو صحّح البريد في سجل الموظف.
هل أعدّل قالباً جاهزاً؟
نعم — من القوالب. الخطابات الجديدة تأخذ النص الجديد. الخطابات المُصدرة سابقاً تحتفظ بالنص الذي حُفظت به.